Con más de tres décadas de trayectoria, Serveis Mèdics Penedès (SMP) es un grupo sanitario privado de referencia en el Alt Penedès, Garraf, Baix Llobregat y L’Anoia (Barcelona). Su modelo asistencial combina atención médica especializada, cercanía con el paciente y una clara apuesta por la transformación digital como herramienta para mejorar procesos y reforzar la calidad del servicio.
En esta línea, la implantación del Portal de Pacientes VICO ha permitido ofrecer una experiencia digital cómoda, segura y eficaz: gestión online de citas, acceso directo a informes y pruebas médicas, envío de justificantes, trazabilidad completa (ATNA), cumplimiento normativo y, interoperabilidad con La Meva Salut. Una solución 100% personalizable e integrada con el software existente que ha supuesto un salto cualitativo tanto para los pacientes como para el equipo asistencial.
En un contexto marcado por la entrada en vigor de la nueva Regulación Europea de Datos de Salud (EHDS), disponer de herramientas interoperables y adaptadas a los nuevos requisitos se ha convertido en una prioridad estratégica para clínicas, policlínicas, centros médicos, consultorios, hospitales y redes de centros clínicos. Para conocer su experiencia, hablamos con el Dr. Josep Panyella, fundador y médico de familia, y con Xavier Ramírez, Product Manager y Responsable de cualidad.
Entrevista a Serveis Mèdics Penedès (SMP)
¿Qué tipo de servicios ofrecéis y cuál es vuestra dimensión actual?
En Serveis Mèdics Penedès ofrecemos un modelo asistencial amplio y consolidado en todas nuestras delegaciones: especialidades médicas, diagnóstico por la imagen, endoscopia digestiva, cirugía ambulatoria, rehabilitación, clínica dental y medicina deportiva, entre otros.
En 2024 realizamos más de 680.000 actuaciones y contamos con un equipo humano formado por 200 profesionales y más de 150 colaboradores/as sanitarios.
¿Cómo era la gestión de la información clínica antes de implantar el Portal de Pacientes VICO?
Antes de conocer el Portal de Pacientes de VICO OPEN Modeling, la mayoría de las gestiones se realizaban de forma presencial o telefónica: los pacientes tenían que llamar o venir al centro para solicitar un informe, pedir un justificante o agendar el día y hora de su cita. Esto implicaba una gran carga administrativa, largas colas en la recepción y dificultades para garantizar el cumplimiento normativo en cuanto a privacidad de datos clínicos.
¿Qué cambios ha supuesto la implantación del Portal de Pacientes VICO?
El impacto ha sido muy positivo. Por un lado, hemos agilizado procesos como la entrega de informes y pruebas médicas, que ahora pueden consultarse desde la App o la web, y la gestión de citas, que se realizan online y sin llamadas. Estos cambios han permitido reducir el uso de papel, ahorrar costes y destinar el tiempo de nuestro personal administrativo a tareas de mayor valor.
Además, la plataforma cuenta con una arquitectura modular, lo que nos ha permitido activar poco a poco las diferentes funcionalidades como la gestión de citas médicas, informes, compartición de datos mediante código QR y la generación de justificantes de visitas médicas. La confirmación previa a la cita por parte del paciente y la reorganización de agendas automáticas han supuesto un gran avance en la reducción del absentismo.
¿Qué destacaríais del proceso de implantación con VICO OPEN Modeling?
La implementación fue rápida y progresiva. Aunque la primera versión no era definitiva, enseguida pudimos empezar a ofrecer soluciones digitales a nuestros pacientes. Gracias a la implicación de VICO OPEN Modeling y la buena colaboración con la empresa que gestiona nuestro software clínico, logramos evolucionar rápidamente, consolidando una App de referencia en el ámbito de la medicina privada en Cataluña.
También queremos destacar el trato cercano del equipo de VICO OPEN Modeling, que no solo ha estado a nuestro lado en este proyecto, sino también en otros como la autofacturación médica mediante tótems en la recepción.
¿Habéis personalizado la App y la web del Portal de Pacientes con vuestra imagen de marca?
Sí, desde el primer momento VICO OPEN Modeling nos ofreció un “traje a medida”, adaptado a nuestra identidad visual. Esta personalización ha sido clave para generar confianza, fidelidad y coherencia de marca en todo el proceso asistencial.
Hoy por hoy, para nuestros pacientes, la App es una extensión natural del centro.
“Los pacientes valoran muy positivamente poder agendar citas online y el acceso directo a sus datos de salud, lo que ha incrementado notablemente su satisfacción y confianza con nuestro centro.”Xavier Ramírez, Product Manager y Responsable de Calidad de Serveis Mèdics Penedès (SMP)
¿Cuáles han sido los resultados a nivel de eficiencia y experiencia de paciente?
Actualmente, tenemos más de 50.000 pacientes activos en la App y gestionamos alrededor de 20.000 citas mensuales a través del Portal de Pacientes VICO. Eso demuestra la buena acogida por parte del público.
Gracias a la automatización, hemos reducido significativamente el volumen de llamadas y mejorado la entrega de documentación. Nuestro personal dedica ahora más tiempo a tareas de valor y los pacientes disponen de más autonomía y realizan menos desplazamientos innecesarios.
¿Qué impacto ha tenido en el absentismo?
Aunque es difícil compararlo con exactitud, ya que antes los pacientes no podían modificar o cancelar citas con tanta facilidad, estamos viendo un impacto claro y muy positivo.
Con la confirmación previa de visitas, hemos logrado reducir el absentismo del 30% al 10 %, lo que representa una mejora significativa tanto en términos asistenciales como económicos. Evitar que las citas queden vacías sin previo aviso permite optimizar las agendas, aprovechar mejor el tiempo de los profesionales clínicos y no perder el ingreso de las visitas que no se realizaban.
Esta reducción considerable del absentismo se traduce en un ahorro directo para el centro que, sin duda, contribuye a amortizar la inversión realizada en el Portal de Pacientes.
“Hoy tenemos más de 50.000 pacientes operando a través de nuestra App y gestionamos unas 20.000 citas al mes digitalmente. Además, hemos logrado reducir el absentismo al 10%. Esto demuestra la gran acogida del Portal de Pacientes VICO.”Dr. Josep Panyella, fundador de Serveis Mèdics Penedès (SMP) y médico de familia
¿Qué valor tiene para vosotros la trazabilidad y el cumplimiento normativo?
Es fundamental. Utilizamos módulos como ATNA para registrar cada acceso y asegurar la trazabilidad completa de los datos clínicos. Esto no solo nos permite cumplir con la normativa europea (GDPR, EHDS), sino también ofrecer tranquilidad y transparencia tanto a pacientes como a nuestro equipo.
Es fundamental. Utilizamos módulos como ATNA para registrar cada acceso y garantizar la trazabilidad completa de los datos clínicos. Esto nos permite no solo cumplir con la actual normativa de protección de datos (GDPR), sino también estar preparados para la nueva Regulación Europea de Datos de Salud (EHDS), que muy pronto será de obligado cumplimiento.
La trazabilidad será uno de los requisitos clave del EHDS y disponer de una solución que lo contemple desde el inicio nos aporta una gran ventaja competitiva. Nos da tranquilidad, seguridad jurídica y nos permite avanzar en el proceso de transformación digital de forma ordenada, transparente y conforme a los estándares europeos. Además, genera confianza tanto en nuestro equipo como en nuestros pacientes, que saben que su información está protegida y controlada en todo momento.
¿Qué recomendaríais a otros centros que estén valorando esta solución?
Que no lo duden. EL Portal de Pacientes VICO es una herramienta totalmente necesaria y recomendable. Es fácil de usar tanto para el paciente como para la gestión interna. Y lo más importante: permite optimizar costes, mejorar procesos y aumentar la calidad asistencial.
Además, VICO OPEN Modeling siempre está al día de las novedades regulatorias, ya que forma parte de la comisión encargada de crear e implantar el nuevo Espacio Europeo de Datos de Salud (EHDS). Y, sobre todo, trabaja de forma cercana, adaptando el producto a las necesidades reales del cliente.
“El Portal de Pacientes ha supuesto una mejora significativa en la eficiencia operativa y en la experiencia del paciente. Todo sin comprometer la seguridad. Desde el punto de vista directivo, es una herramienta imprescindible para cualquier centro de salud que quiera ofrecer una atención moderna, segura y eficiente.”Dr. Josep Panyella, fundador de Serveis Mèdics Penedès (SMP) y médico de familia
¿Qué próximos pasos proveéis en vuestra transformación digital?
En Serveis Mèdics Penedès queremos seguir avanzando en la digitalización de procesos clave, siempre con sentido práctico y pensando en la utilidad real para nuestros pacientes.
Estamos trabajando en reforzar la interoperabilidad con La Meva Salut y con otros sistemas de salud, para garantizar un acceso fluido a la información clínica desde cualquier punto del sistema. Con VICO OPEN Modeling a nuestro lado, sabemos que estaremos preparados para evolucionar al ritmo que marcan las nuevas tecnologías, los estándares europeos y las necesidades reales del día a día asistencial.
La experiencia de Serveis Mèdics Penedès demuestra que es posible avanzar hacia una digitalización real sin renunciar a la proximidad, a la eficiencia ni al cumplimiento normativo. Gracias al Portal de Pacientes VICO, el centro ha mejorado su operativa diaria, optimizado los recursos y ahora ofrece a sus pacientes una experiencia más moderna, autónoma y segura. Una apuesta tecnológica alineada con el presente… y preparada para el futuro.
¿Quieres digitalizar tu centro médico, reducir el absentismo, mejorar la eficiencia operativa y fidelizar a tus pacientes?
